オンラインイベントとは？メリット・開催の流れ・成功のポイントを解説

オンラインイベントとは？

オンラインイベントとは、Web会議システムやライブ配信ツールなどを使って開催されるイベントのことです。リアル会場を使わずに自宅やオフィスなどから参加できるのが大きな特徴です。

近年では、リアルとオンラインを組み合わせたハイブリッドイベントも注目されています。

オンラインイベントの種類

実際にどんなオンラインイベントが開催されているのでしょうか。BtoC（一般の消費者向け）とBtoB（企業向け）に分けてご紹介します。

BtoC（一般消費者向け）のイベント

BtoB（企業向け）のイベント

オンラインイベントのメリット

感染症対策が普及のきっかけとなったオンラインイベントですが、以下のような多くのメリットがあります。

開催費用の削減

イベント会場を用意する必要がなく、大きな出費となる会場費が不要です。運営に関わるスタッフの数や音響設備などの経費を減らすこともできます。

大人数の参加が可能

会場のキャパシティによる人数制限を考慮する必要がありません。

全国各地から集客できる

インターネットを使える場所であれば、全国各地、全世界から集客することができます。

天候や災害に左右されにくい

台風や豪雨などの天候によるリスクが低い点もメリットです。交通機関の事故や渋滞などの影響も受けません。

双方向性やアーカイブ性のあるイベントができる

大規模なイベントであってもコメント機能やチャット機能を活用すれば、参加者の質問に出演者がその場で答えるといった双方向性を持たせることができます。録画機能を使えば、アーカイブ（保存）したイベントを後日配信することも可能です。

参加者のデータを取得、活用できる

申し込み時の登録情報やアンケート、Web上の行動履歴から、参加者のデータを分析し、イベントの検証や営業活動などに活用できます。

オンラインイベントのデメリット

多くのメリットがある一方で、次のようなデメリットもあります。

満足度は通信環境やITリテラシーに依存する

通信速度の違いやITリテラシー（IT機器を使いこなす能力）によって、参加者の満足度に差が出ることがあります。配信プラットフォームは、手順が簡単な、なるべく普及しているものを選びましょう。申込時に、快適に利用できる通信環境の条件を明示しておくことも大切です。

会場の一体感が伝わりにくい

リアルイベントの盛り上がりを伝えきれないのは、オンラインの限界と言えます。チャット機能を利用してリアルとは別のにぎわいを演出する、ハイブリッドイベントにしてオンラインかリアルかを選べるようにするといった工夫で、魅力を高めましょう。

参加者に直接的なアプローチができない

チラシやノベルティを渡すといった直接のアプローチはできません。ただし、希望者には資料のダウンロードサイトを案内する、ノベルティは後日登録された住所に送るといったフォローは可能です。

参加者が離脱しやすい

オンラインイベントは参加が簡単な半面、離脱もしやすいというデメリットがあります。イベントの構成を工夫し、参加者が飽きないようなプログラムを組むことが大切です。

オンラインイベント開催の流れ

次に、一般的なオンラインイベントの開催の流れを紹介します。

運営事務局の開設（企画・準備・運営）

イベント運営の中心となる事務局を開設し、準備をスタートします。配信日までの大まかなスケジュールを決め、使用する配信プラットフォームを選び、出演者や構成といったイベント内容を詰めていきます。

事前のプロモーション（告知・集客）

営業部門や広報担当と連携して、集客のためのプロモーションを開始します。プロモーションの方法や時期は、イベントの規模や内容、BtoCかBtoBかによっても変わります。

配信環境の準備（撮影・配信機材、配信プラットフォーム等）

撮影機材や配信機材をレンタルする場合は、早めに予約します。配信プラットフォームの準備も進めます。

スケジュール作成・チェック

配信日までの詳細なスケジュールや当日のタイムスケジュールを作成し、チェックします。

配信テスト（配信環境のチェック）・リハーサル

イベントの1週間前までに、配信環境のチェックとリハーサルを終えておきます。実際にテスト配信を行い、機材に不具合がないかを確認します。

当日の進行

配信開始の数時間前には機材の再チェックを行います。タイムスケジュールに沿ってイベントを進行します。

配信終了後の顧客フォロー、各種データ分析

イベントの参加人数や当日に得られた顧客データ、アンケートの結果などを分析して、検証をします。営業を目的としたイベントの場合は、担当者からお礼メールを送るといったフォローを行い、次につなげます。

オンラインイベントを成功させるための５つのポイント

オンラインイベントを成功させるために重視したいポイントを5つ紹介します。

イベントの目的を明確にする

イベントはその目的によって参加者や集客の方法が変わります。また、有料と無料とでは運営方法が異なります。まず目的を明確にしたうえで、企画を立案しましょう。

ターゲットに合った集客方法を選ぶ

集客には、既存のメールマガジンやSNSでの告知、興味を持ちそうな層にターゲットを絞ったWeb広告、営業担当からの声がけ、DMやチラシ配布などさまざまな方法があり、集めたい対象によって選択します。

参加の条件が多い、申し込みに手間がかかるといった場合、参加しようと思った人が面倒になってやめてしまうことがあります。集客の際には、申し込みのハードルを下げておくことも大切です。

機材の動作、配信のパフォーマンスは入念に確認する

配信の不具合は、イベント途中での顧客の離脱を招きます。配信パフォーマンスのチェックと機材の動作確認は、事前に入念に行いましょう。

トラブルを想定して、対応を準備しておく

どんなに準備をしても、直前の機材チェックや本番でトラブルが起きないとは限りません。万が一を想定して参加者への対応窓口や予備の機材を用意しておきます。

参加者のデータは必ず収集、分析する

参加者が何を見て応募したか、途中離脱が多い場合はどのタイミングで離れたか、参加者の満足度は？　といったデータをできるだけ集めて分析します。イベント内容や集客、運営方法を検証して、次回のイベントや営業活動に生かしましょう。

オンラインイベントの事例3選

最後に、オンラインイベントの成功事例を3点紹介します。

オンラインバスツアー［琴平バス株式会社］

琴平バス株式会社では「コトバス　オンラインバスツアー」を開催しています。オンライン会議ソフトのZoomを利用して、バスガイドがバスの旅をライブ中継。動画とリアルタイムの解説により、現地にいるような臨場感が味わえます。参加者には事前にしおりやパンフレット、おみやげが送られます。開始からほぼ2カ月で200人以上の顧客を獲得し、予約を含めると400人以上の集客に成功しました。

オンライン製品発表会［株式会社ユポ・コーポレーション］

合成紙製造の株式会社ユポ・コーポレーションでは、毎年恒例の顧客との交流会を2020年は「Web発表会」としてオンラインで実施。日本全国や海外から例年の倍以上の1,000人が参加しました。新規顧客にも新製品をアピールでき、新製品のテスト希望数が予想を上回るという成果があったそうです。また参加者の興味の度合いをデータとして蓄積し、イベント後の営業フォローにも役立てています。

バーチャル株主総会［株式会社LIXIL］

住宅設備機器の大手、株式会社LIXILでは、バーチャル（オンライン）株主総会をコロナ禍の2020年6月に開催しました。来場することが難しい遠隔地からも多数視聴され、9割の視聴株主から高い評価を受けました。さらに、株主の過半数が次年度以降もオンライン開催を希望しているそうです。

オンラインイベントは今後のマーケティングにかかせない手法

コロナ禍をきっかけに急速に普及したオンラインイベントは、すでにスタンダードな手法として定着しつつあります。リアルイベントと組み合わせたハイブリッド開催や、ファンとの継続的な関係構築のための活用など、その可能性はますます広がっています。

TOPPANクロレでは、オンラインイベントの企画・運営からデータ活用、ファンマーケティング支援までトータルでサポートいたします。ブランドとファンのつながりを強化し、次のビジネスチャンスを創出しませんか？イベントやキャンペーン、プロモーションのことでお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

下記の無料eBook「初心者のための展示会出展マニュアル」に、バーチャル展示会についての説明も掲載されています。こちらもぜひご活用ください。