デジタルアーカイブとは？ 作り方やメリット、事例を解説

企業がデジタルアーカイブを構築することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、企業アーカイブがもたらす代表的な6つのメリットを紹介します。

デジタルアーカイブを構築すると、紙資料や分散したデータを整理しながら、情報を省スペースで保管できるようになります。会社のキャビネットが膨大な紙の資料でいっぱいになっていたり、部門の共有サーバーに重複データが蓄積していたりする場合でも、アーカイブ化を進めることで保管環境を見直しやすくなります。

その結果、保管スペースの確保や維持にかかるコスト削減にもつながります。

個人や部門ごとに情報を抱えていると、必要な資料やノウハウにたどり着くまでに時間がかかることがあります。デジタルアーカイブによって情報を一元化すれば、社内で知識や情報を共有しやすくなり、業務全体の生産性向上が期待できます。

さらに、インターネット経由でアクセスできる環境を整えれば、出張先や在宅勤務中でも必要な情報を確認でき、柔軟な働き方にも対応しやすくなるでしょう。

情報が整理された状態で蓄積されることで、必要な資料や記録をすばやく探し出しやすくなります。

業務のたびに「誰がその情報を持っているのか」を探す手間が減り、社内のあちこちに点在する情報を追いかける時間も抑えられます。

その分、本来取り組むべき業務に集中しやすくなり、日々の仕事をより効率的に進められるようになるでしょう。

担当者の異動や退職が発生すると、それまで蓄積されてきた知識やノウハウが十分に引き継がれないまま失われてしまうことがあります。また、紙資料は長期間の保管による劣化を免れません。

デジタルアーカイブを構築しておけば、情報共有が楽になるだけでなく、企業にとって重要な知的財産を継続的に蓄積していくことができます。知識やノウハウを次世代へ受け継ぐ基盤としても、有効な取り組みといえるでしょう。

新しい企画や施策を考える際には、過去の実績や経験が大きなヒントになります。これまでの活動履歴や業務ノウハウが整理されていれば、課題解決の手がかりを得やすくなり、業務改善や新たな発想にもつなげやすくなります。

企業アーカイブは、過去を保存するだけでなく、これからのビジネスを考えるための情報資産として活用できる点も大きな魅力です。

製品や映像、写真などをデジタルアーカイブとして記録することで、文書だけでは伝わりにくい、企業の歩みや価値観も残しやすくなります。

新製品の開発記録や周年行事、社員教育など、さまざまな場面でアーカイブを活用することで、創業以来培われてきた企業文化を次世代へ受け継いでいくことが可能です。

企業らしさを伝える土台としても、デジタルアーカイブは重要な役割を果たします。

続いて、デジタルアーカイブを構築する流れを解説します。

まずは、企業がどのような情報を持っており今後どのように活用していきたいか、目的や方針を決めます。

それに基づいて、社内の隅々から情報を集めます。各部門のキャビネットやデータサーバーだけでなく、文書の保管庫の中も忘れずにチェックしましょう。

紙媒体だけでなく、写真、音声、映像、物品など幅広く収集することが重要です。

各情報を媒体に合わせてデジタル化します。写真や音声、映像などの劣化が進んでいる場合は、デジタル技術で修復します。また、必要に応じて解説を加え、分かりやすく編集しましょう。

デジタル化した情報を、カテゴリー、年代、イベントなどの区分別に整理します。

ここできちんと仕分けをしないと検索性が低くなるので、ルールを決めてしっかり行いましょう。

最後に、閲覧するための仕組みを構築します。Webで公開するのか、DVDとして配布するのか、社員のみが閲覧できるようにするのかなど、利用目的に応じて対応しましょう。また、企業や商品の歴史は社員全員で共有する、商品開発のような機密性が高い情報は閲覧権限をつけるなど、情報に応じて閲覧環境を整備しましょう。

昨今では、日本でもデジタルアーカイブ作りに力を入れている企業が増えています。企業におけるデジタルアーカイブづくりと活用の例を２つご紹介します。

1世紀以上の歴史を持つザ コカ・コーラ カンパニーは、その歴史を後世へ伝えるべく、早くからアーカイブづくりに取り組んでいます。

1940年にはアマチュアの歴史家だったフランクリン・ミラー・ガレットが初代アーキビスト（資料編さんや管理の専門職）として就任し、以来4代にわたるアーキビストたちがコカ・コーラの歴史を記録しています。

近年では、直近50年のボトルやポスターなど計2万5千点もの資料が復元・カタログ化され、デジタル情報として整理され、社員が自由に閲覧できるようになりました。

また、こうした資料の一部は、アメリカ・ジョージア州のアトランタにあるワールド・オブ・コカ・コーラ博物館やソーシャルメディアを通じて全世界のコカ・コーラ ファンにも公開されています。

NHKは、過去に放送されたラジオ・テレビ番組にまつわる記録を埼玉県川口市にある施設「NHKアーカイブス」に保管しています。

デジタル技術のおかげで、経年劣化した音声や映像も修復して視聴できるようになり、さまざまな時代の資料がよみがえっています。

2000年以降、NHKは過去に放送された番組のうち、優れた作品に解説を加えて再放送する活動に積極的です。

また、NHKアーカイブスのホームページには、「番組」「地域」「人物」「戦争」「震災」などのテーマ別に約1万7千本の映像が整理され、貴重な映像や証言をいつでも視聴できるようになっています。

企業がデジタルアーカイブを構築するに当たっては、いくつかの課題があります。

まず、アーカイブづくりで重要なことは、更新し続ける仕組みづくりです。先述のコカ・コーラでは、アーキビストという役職が独立して存在し、専門知識を活かして企業の歴史をつづる体制が整っています。アーカイブつくりに対して全社的に取り組み、企業全体の知的財産をまとめる体制をつくり、人材を育成することが必要です。
また、グローバル企業の場合は海外事業も含めたアーカイブをつくる必要があるでしょう。デジタルアーカイブの利点は、個人や部門だけでなく、国を超えた情報共有までをも可能にすることです。事業のグローバル化が進んでいるならば、海外支社とも手を取り合ってアーカイブ構築に励みましょう。

さらに、アーカイブは、最終目的である「情報活用」のために構築されなければなりません。
せっかく収集した情報を活用しなければ、アーカイブをつくった意味が半減してしまいます。未来の商品企画や広告づくりのヒント、販促のアイデア探しなど、あらかじめ活用方法を想定した上でアーカイブを構築することが重要です。

膨大な書類を整理する意味でも、企業に受け継がれる文化を次世代へ伝える意味でも、デジタルアーカイブつくりに取り組んで、未来の企業活動に役立てましょう。

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