ECサイトをリニューアルしたり、新たな機能を追加したりするときに必要な書類が、RFP（提案依頼書）です。どのようなECサイトにしたいのか、システム会社に依頼する内容をしっかり検討して文書にすることで、トラブルを避け、スムーズな開発が可能になります。この記事では、初めてRFPを作成するECサイト担当者に向けて、RFPの意味や手順、記載内容、作成のポイントを解説します。
RFPとはRequest for Proposalの略で、日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。ECサイトをリニューアルやリプレイス（置き換え）するときには、システム構築をシステム会社に依頼しますが、その際に必要な要件や実現したい業務（課題の解決や理想の完成像）を示して、相手に提案を依頼する書類です。
同じようにシステム会社に出す書類にRFIがあります。
こちらはRequest for Informationの略で「情報提供依頼書」と訳します。RFIも発注側が開発側に対して提出する書面ですが、RFPとは内容が異なります。RFIとは、開発側の会社情報、実績、技術や製品などの情報開示を求める書面のことです。
RFPが、具体的な提案を通して最終的な発注先を絞り込むための資料であるのに対して、RFIはそれ以前の、発注先候補を選定するための資料になります。
RFQとは、Request For Quotationの略で「見積依頼書」と訳します。RFPで予算は記入されているものの、その根拠となる見積額を提出してもらいたいときに作成するのがRFQです。RFPは予算以外に依頼したい要件や実現したい業務などが記載されているため、RFQ(見積依頼書)とは別物です。
RFPには、発注側の考えや希望、課題をシステム会社に適切に伝え、発注側とシステム会社の認識の齟齬をなくすという目的があります。
RFPを作成せずに口頭で要件を伝えたり、書面にしても内容があいまいだったりすると、こちらの意図や要望がシステム会社に十分に伝わらず、思うような提案が出てこない可能性があります。
複数の業者から相見積もりを取る場合も、提案の内容が業者ごとにばらついて、選定が難しくなります。そこで、RFPを作成して明確に内容を提示し発注側の考えを正しく理解してもらうことで、適切な提案が受けられるのです。
RFPを作成することには、以下のようなメリットがあります。
RFPを作ることで、必要な情報を細かく提示できるため、開発の目的や要件を正確に相手に伝えられます。そして、複数のシステム会社からの提案を、同じ条件で比較することができます。
また、RFPを作成する段階で自社の課題点を洗い出す必要があるため、改めて自社の現状が整理できる点もメリットです。システム以外にも業務フローの改善で解決できる場合もあるため、問題だと感じたことは積極的に挙げるとよいでしょう。
また、口頭でのやり取りは後々トラブルを招きかねませんが、RFPで明文化しておくことで、そのようなトラブルを避けることができます。
RFPは以下のような流れで作成していきます。
システム開発の目的が曖昧だと、導入後に有効活用できなかったり、どのように使っていくかの認識のズレが生じ、トラブルに発展する恐れがあります。
目的を明確にし、社内でしっかりと共有しておくようにしましょう。
次に、現状自社が抱えている課題を洗い出します。社内のさまざまな部署にヒアリングし、課題の把握と認識の刷り合わせを行いましょう。課題を明確にすることで、改めてシステムに対する条件や要望がまとめやすくなります。
課題を明確にした後は、その課題に対してどのような解決策があるのかを考えます。課題が解決できるかというより、システムを導入して課題を解決することで目的が達成できるのかを軸に考えることがポイントです。
また、システムを導入する以外で解決できる案が出た場合は、そちらも試してみるとよいでしょう。
課題を洗い出し、解決策を立案した後は、システム会社の情報を収集し、発注候補先を選定します。その際、RFIを利用して候補を絞り込んでいきます。
システム会社の候補が決まったら、実際にRFPを作成します。記載する具体的な項目は後述しますが、導入の目的や要求事項など、正確に記載していきます。
各システム会社から提出された提案書・見積書を比較、検討します。チェックリストや評価シートを利用すると、客観的に比較するのに役立ちます。
各社評価した結果をもとに、最も適切な1社を決定します。結果を関係各所へ報告した後、システム会社との間に不明点がある場合はここで解消しておきます。内容の調整と合意が得られたら、契約を締結します。
では、RFPには何を記入すればよいのでしょうか。大まかには次のような構成が一般的です。
| システム会社の全体概要 |
〇会社の概要・目次 |
| 具体的な提案案件 |
〇現在のシステム構成 |
| 補足情報 | 〇気になる点や判断に迷っていることなど |
以下で、この構成について詳しく解説します。
最初にRFPの記載内容を簡潔にまとめた全体概要と目次を載せると、読み手は全体像を把握したうえで読み進めることができます。
自社の状況が正しく伝わるように開発プロジェクトについての情報をまとめます。以下のような項目が考えられます。
何をどう改修、開発したいのか、プロジェクトの要点を簡潔に説明する。
なぜこのプロジェクトが立ち上がったか、その背景と目的を記載する。当該の改修や開発が必要な理由やその背景、将来的に達成したい成果などを説明し、システム会社との間で認識の齟齬（そご）を防ぐ。
改修や開発を通して解決したい課題を記載する。システムの現状や困っていることのほか、可能な範囲でEC事業や運営組織の課題にも言及するのが望ましい。
取引先の選定からプロジェクト終了までのスケジュールを記載する。社内のリソースや事業の状況を考慮し、現実的な工程を組むよう注意する。
プロジェクトにかけられる大体の予算を記載する。
おおまかな予算を伝えれば、システム会社はその範囲で見積もりを用意する。ただし、予算の上限に合わせて金額を設定するケースもあり、予算を提示しない方が安い金額が提示される可能性もある。
新しく開発するシステムの具体的な要件を記載します。適切な提案を引き出すために、できるだけ具体的に説明します。
ほかのシステムへの影響範囲を明確にするため、現行のシステム構成を記載しましょう。図式化すると分かりやすくなります。
現行のシステムがどのように利用されていて、どんな課題があるか、そして、その課題を解決する新しいシステムの理想像を伝えます。
システム開発の必須要件を書き出します。システム会社はこれらの要件に合わせて、具体的な提案を行うため、具体的に漏れなく記載しましょう。
必須要件の項目はプロジェクトの規模や開発の内容によって異なりますが、主要なものは下記のとおりです。
開発に関わる具体的な手段や開発方法、規格に関する要望を具体的に伝える（例えば、ASPサービスかパッケージソフトかなど）。
理想像を具現化するためにどのような機能が欲しいかを具体的に伝える。
UI（ユーザー・インターフェース）や拡張性、セキュリティなど、機能以外のシステムに関する希望を具体的に伝える。
アフターサービスの必要の有無や、サポート体制に関する希望を伝える。
新システムの使い方を担当者に教えるための教育・研修に関する希望を伝える。
上記以外で、具体的に提案、提示してほしいことを伝える。例えば以下のような項目が考えられる。
補足情報には、気になる点や判断に迷っていることなど、システム会社からアドバイスが欲しい技術的な要件や検討事項を記載します。加えて、想定する競合ECサイトの情報といった、先方に知っておいてほしいことがあれば、ここに書きます。
情報を共有しやすく、分かりやすいRFPにするために、次のようなことに注意しましょう。
現在のECサイトの状況や課題を正しく把握せずに理想を掲げても、希望を実現することはできません。まずは現状と課題を細かく精査しましょう。担当メンバーだけでなく、上層部、社内の関連部署の意見を聞くことも大切です。
RFPは社外のメンバーに提出する書類です。自社の事業については知識がないことを前提に、できるだけ丁寧に説明することを心掛けます。
依頼内容はできるだけ数字を使って具体的に書き、あいまいな表現を極力減らします。改修によってECサイトのアクセス数やコンバージョン率をどの程度上げたいのか、運営の効率をどれぐらい上げたいのか、試算でも構わないので数字で提示しましょう。
これからプロジェクトが始動する段階では、決まってないことが多いのは当然です。RFPには、その時点で未定のこと、迷っていることや分からないことも書き出しましょう。
迷っていることや分からないことをシステム会社に伝えれば、先方は解決策も含めた提案をしてくれるはずです。
RFP（提案依頼書）は、ECサイトの改修やリプレイスを行う際に不可欠な資料です。RFPでは、こちらの意図や希望をシステム会社にはっきりと伝え、最適な提案を引き出すことを目指します。そのためには、現状や課題を含めてできるだけ具体的な情報を提供することが重要です。システム会社と同じビジョンを共有できるRFPを作成し、改修やリプレイスの成功への第一歩を踏み出しましょう。
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